Déroulement d'une assemblée publique de consultation

La consultation publique de l’Office se déroule en deux parties. La première partie est consacrée à l’information des citoyens, la seconde à l’audition des mémoires et des points de vue. Il peut arriver que des ateliers ou des séances thématiques visant à examiner un aspect particulier du projet soient organisés dans le cadre de la première partie. Toutes les séances sont publiques. Elles sont enregistrées. Les enregistrements sont accessibles au public. Les notes sténographiques des séances sont disponibles, en version papier pour consultation ou en version électronique sur le site Internet de l’Office.

La phase information du public

La phase d’information peut s’étendre sur une ou plusieurs séances publiques. Sa durée est déterminée par le temps nécessaire pour faire connaître le projet et répondre aux questions des participants.

Le président ouvre d’abord l’assemblée et expose le mandat confié à l’Office de consultation publique. Il présente les personnes affectées à la commission, notamment le ou les autres commissaires, et invite les responsables et les personnes ressources à se présenter. Il explique le déroulement de la consultation et donne les consignes de bon comportement.

À l’invitation du président, le promoteur présente son projet et les représentants de la Ville le cadre règlementaire dans lequel il s’inscrit.

Les citoyens peuvent ensuite poser les questions qui les préoccupent. Chaque participant a droit à deux questions par inscription et la possibilité de se réinscrire plusieurs fois, s’il le souhaite. Le président ne permettra aucune forme de manifestation ni remarque désobligeante et ni propos diffamatoires, et ce, dans le but de favoriser des débats sereins.

Le président invite les personnes dans l’ordre d’inscription. Les questions sont adressées au président, qui les dirige au responsable ou aux personnes ressources pouvant y répondre. Le président et les commissaires peuvent, eux aussi, poser toute question susceptible d’éclairer le public sur l’objet de la consultation.
Le président s’assure que toutes les questions obtiennent une réponse. Si la réponse ne peut être donnée en cours de séance, elle devra être fournie par écrit dans les meilleurs délais, et sera versée au dossier de documentation, sur internet ou dans les lieux de dépôt.

Le président met fin à la période de questions quand la liste des personnes inscrites est épuisée et qu’il n’y a pas d’information supplémentaire à obtenir.

Le président invite les citoyens à signifier au secrétariat de l’Office leur intention de présenter une opinion à la commission en précisant la date limite pour s’inscrire à la séance d’audition des mémoires. Cette séance se tient généralement trois semaines plus tard. Un participant ne peut intervenir qu’une fois pour présenter son opinion.

La phase d’audition des mémoires

Les citoyens peuvent faire connaître leur opinion sur le projet sous examen en présentant un mémoire écrit ou en s’exprimant verbalement lors de la séance d’audition des mémoires. La phase d’audition des mémoires peut s’étendre sur une plusieurs séances publiques selon l’ampleur de la participation et le nombre de points de vue et de mémoires déposés.

Le président invite les personnes à présenter leur opinion dans l’ordre convenu au préalable entre les citoyens et le secrétariat de l’Office. Après chaque présentation, le président ou les commissaires peuvent poser des questions aux intervenants dans le but d’assurer une bonne compréhension des opinions exprimées.

À la fin de la séance, le président peut, selon les modalités qu’il établit, entendre un représentant du promoteur ou de la Ville qui souhaite rectifier des faits ou corriger des données objectives.

Une fois les opinions et commentaires entendus, le président déclare que l’assemblée publique est terminée.